Dba o sympatyczną atmosferę w pracy, a jednocześnie jest twardym negocjatorem. Cieszy się zaufaniem szefa, ma dostęp do poufnych danych firmowych, ale doskwiera jej brak perspektyw rozwoju i niesatysfakcjonujące zarobki. Firma AutoID Polska SA, dystrybutor programu biurowego ABBYY FineReader, przepytał sekretarki i asystentki o warunki i satysfakcję z ich pracy.
Najczęściej spotykana nazwa dla tego stanowiska to asystentka – taką nazwę zadeklarowało 44% pytanych, deklasując „zwykłą” sekretarkę (22% odpowiedzi). Na trzecim miejscu uplasował się office manager (12% odpowiedzi). Sporadycznie zdarzają się: referent ds. administracyjnych czy samodzielny pracownik biurowy.
Praca asystentki lub sekretarki nadal wiąże się z tradycyjną papierologią: zarządzaniem korespondencją, dokumentacją, przygotowywaniem raportów i zestawień. W tym celu sekretarki głównie skanują lub przepisują papierowe dokumenty na komputerze: 36% badanych przepisuje dziennie od 1 do 2 stron dokumentu, 20% badanych – od 3 do 5 stron, a 10% deklaruje przepisywanie od 6 do 10 stron dziennie.
Aż 54% przepytanych osób nie korzysta w pracy z oprogramowania OCR, które pozwala automatycznie rozpoznać i wyodrębnić zeskanowany tekst, tak aby można było od razu go edytować. Oznacza to, że sekretarki tracą na przepisywanie nawet do kilku godzin dziennie, ponieważ przepisanie jednego dokumentu A4 zajmuje średnio ok. 30 minut, a „przepisanie” dokumentu przez aplikację OCR, jak chociażby ABBYY FineReader, trwa około jednej minuty.
Do pozostałych zadań sekretarek i asystentek należą m.in. podawanie napojów podczas spotkań (78% odpowiedzi) i organizowanie delegacji przełożonego (70%). Ankietowane wymieniały także organizowanie spotkań integracyjnych i konferencji, tłumaczenia pisemne i ustne, pomoc przy przygotowywaniu wniosków i rozliczanie umów o dofinansowanie w ramach projektów unijnych, kontakty z urzędami i instytucjami nadzorującymi, sądami i notariuszami.
Odpowiedzi na pytanie o wielkość firm, w jakich zatrudnione były ankietowane, rozłożyły się po równo: 28% pytanych wskazało na firmy zatrudniające powyżej 250 osób, 24% – na mikro, małe i średnie firmy.
Sekretariaty (ciągle) królestwem rozwiązań stacjonarnych
W sekretariatach królują przede wszystkim stacjonarne urządzenia, takie jak kserokopiarki czy drukarki. Wśród odpowiedzi pojawiła się nawet elektryczna maszyna do pisania. 80% ankietowanych sekretarek i asystentek korzysta w pracy z komputera stacjonarnego, 86% ze stacjonarnego skanera, a 84% z faksu. Z laptopa korzysta 56%, a z tabletu jedynie 8% ankietowanych.
Poufne dane w rękach sekretarek i asystentek
Sekretarki nierzadko mają dostęp do poufnych informacji dotyczących polityki, rozwoju i planów strategicznych firmy (78% ankietowanych), poufnych danych finansowych (60%), a aż 90% – do danych osobowych pracowników. 44% ankietowanych przyznało, że sporadycznie zdarza im się zabierać firmowe dokumenty w celu wykonania firmowych zadań poza biurem.
Satysfakcja z pracy
Ankietowane zapytane o zalety pracy na stanowisku sekretarki lub asystentki najczęściej wskazywały na możliwość poznania wielu ludzi (72%). Rzadziej określały swoją pracę jako urozmaiconą i ciekawą (58%). Tylko 20% odpowiedziało, że zaletą pracy na tym stanowisku jest dobre wynagrodzenie, trochę więcej, bo 32% podało, że atutami są możliwość rozwoju zawodowego i prestiżowy charakter stanowiska. Motywacją do zmiany pracy są przede wszystkim: brak perspektyw rozwoju lub awansu (54%), niesatysfakcjonujące zarobki (52%), przeciążenie obowiązkami i redukcja etatów w firmie (28%), rutyna, zła atmosfera lub mobbing (26%).
To nie jest zawód dla słabych kobiet
Uczestniczki badania zapytane o to, jakie cechy powinna posiadać osoba zatrudniona na stanowisko sekretarki nie pozostawiają wątpliwości, że nie jest to praca dla osób o słabych nerwach. Wśród odpowiedzi na to pytanie dominowały odpowiedzi: odporna na stres, twardy negocjator, przygotowana na nieoczekiwane sytuacje włącznie z zastąpieniem szefa pod jego nieobecność, silna, charyzmatyczna osobowość, systematyczna, dobrze znosząca krytykę, otwarta na nowe technologie i znająca techniki i metody relaksacyjne. Od sekretarki oczekuje się też, że wytworzy sympatyczną atmosferę w pracy i w kontaktach z klientami, będzie zawsze uśmiechnięta i… lubiąca swoją pracę. Ostatecznie przydają się także zdolności metafizyczne, bo jak podsumowała jedna z ankietowanych, w tej pracy „przydatna jest również umiejętność jasnowidzenia i czytania w myślach.”
