Jak wdrożyć nowego pracownika? Wdrożenie pracownika zasługuje na szczególną uwagę pracodawców i działów HR – dopiero co zatrudniony pracownik często czuje się zagubiony w nowej rzeczywistości firmowej, co może wpływać na efektywność jego pracy. Dlatego polskie firmy zaczynają wdrażać tzw. programy onboardingowe. Ich celem jest przeprowadzenie pracownika przez okres aklimatyzacji w nowej organizacji i jak najszybsze zintegrowanie z firmą.


Portal Pracuj.pl sprawdził, jak wyglądają takie programy adaptacyjne.

Z danych amerykańskiego stowarzyszenia Society for Human Resource Management (SHRM) wynika, że ponad 80% organizacji w USA ma wdrożone programy onboardingowe. Zdaniem Arkadiusza Siechowicza, z firmy doradczo-szkoleniowej Westhill Consulting, która tworzy i implementuje takie programy, w Polsce kompleksowe strategie wdrażania nowych pracowników, to jednak na razie nieczęste zjawisko. -Tego typu programy posiadają przed wszystkim firmy, które aktywnie pozyskują młode talenty lub mają już wdrożone kluczowe rozwiązania w zakresie nowoczesnego zarządzania ludźmi. Dobry program wdrażania pracowników może i powinien być też elementem budowania wizerunku atrakcyjnego pracodawcy.

To o tyle istotne uwaga, że jak wynika z badania Pracuj.pl i IIBR „Wyzwania HR 2013”, dla 44% rekruterów stworzenie kompleksowej strategii budowania wizerunku firmy będzie jednym z największych wyzwań dla firm w nadchodzącym roku.

Dobry start daje efekty

Głównym zadaniem programów adaptacyjnych jest integracja pracownika z firmą, by szybciej osiągnął pełną efektywność, nie popełniał błędów i nie tracił energii na każdą ze spraw, z którą styka się po raz pierwszy. Dzięki takiej pomocy zwiększa się również satysfakcja i motywacja nowozatrudnionych osób, dla których zmiana pracy może być dużym wyzwaniem zawodowym. Dobrze przygotowany onboarding daje również inne korzyści organizacji, m.in.: zmniejsza rotację pracowników, poprawia atmosferę pracy, co przekłada się na dobrą opinię o firmie, rozpowszechnianą przez pracowników.

Programy onboardingowe są często w naszym kraju zapożyczane od spółek „matek”, gdzie funkcjonują od dawna, a w Polsce wdraża się już sprawdzony model. Czasem są one owocem wielonarodowej współpracy, jak np. w PwC, gdzie program onboardingowy został zainicjowany na poziomie regionalnym, cześć inicjatyw pochodziła z Polski, a pozostałe były efektem doświadczeń z innych krajów.

Niekiedy program wdrożeniowy powstaje wewnątrz firmy, przy zaangażowaniu pracowników. – Cały proces projektowania i wdrożenia programu adaptacyjnego był dziełem naszych pracowników. Jasny Pełny Start opracował Dział Rozwoju i Rekrutacji, który następnie konsultował go z pracownikami HR we wszystkich lokalizacjach w Polsce. Do budowy programu wykorzystaliśmy know-how nie tylko pracowników działu HR, ale także działu PR, sprzedaży i marketingu. – mówi Agnieszka Jankowska, Kierownik ds. Rekrutacji  i Budowania Wizerunku Pracodawcy w Grupie Żywiec S.A.

Ramię w ramię z „buddym”

Za wprowadzenie pracownika do firmy może być odpowiedzialny sam menadżer, bezpośredni przełożony lub dział HR, który koordynuje cały proces. Coraz częściej zdarza się, że nowa osoba otrzymuje też do pomocy opiekuna. – Za koordynację procesu wdrażania i niektóre jego elementy, jak na przykład szkolenie wprowadzające czy cykl szkoleń merytorycznych, odpowiedzialny jest dział HR.

Jednak dla efektywnego wdrożenia pracownika kluczowy jest tzw. „buddy”. Jest to osoba z działu, do którego dołącza nowy pracownik, najczęściej na podobnym stanowisku, której zadaniem jest wsparcie i pomoc nowemu pracownikowi na co dzień w firmie. Rola buddy’ego jest częścią całego programu onboardingowego, na który składa się także coaching, szkolenia, w tym elektroniczne. – wyjaśnia Tomasz Miłosz, Dyrektor Personalny PwC.

W zależności od firm, ich wewnętrznych potrzeb i wielkości, onboarding składa się z różnych elementów czy narzędzi, począwszy od cyklu spotkań, szkoleń merytorycznych, e-learningu poprzez interaktywne prezentacje i elektroniczne podręczniki. – Podczas programu „krok po kroku”, który w naszej firmie trwa tydzień, nowi pracownicy spotykają się z przedstawicielami różnych działów. Oprócz tego nowozatrudniona osoba otrzymuje pierwszego dnia pracy elektroniczny „podręcznik”, w którym zawarte są praktyczne informacje, niezbędne do funkcjonowania w firmie. – podkreśla Aneta Kaczyńska, Specjalista ds. personalnych w Wydawnictwie Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.

Wszystkie odmiany onboardingu

W ramach wdrożenia są również organizowane programy wyjazdowe, szczególnie gdy firma ma oddziały w całej Polsce. Mają one przybliżyć pracownikowi specyfikę biznesu. Tak jest na przykład w Grupie Żywiec, w której raz na kwartał organizuje się wizytę w jednym z pięciu browarów. - Wizyta w browarze wiąże się m.in. z poznaniem procesu produkcji piwa oraz kultury piwnej. W czasie takiego wyjazdu uczestnicy np. własnoręcznie nalewają piwo i uczą się je serwować zgodnie ze sztuką wyszynku. Podczas pobytu w Żywcu i Leżajsku odwiedzamy także nasze muzea poświęcone piwu i jego produkcji. – wyjaśnia Agnieszka Jankowska.

Warto wiedzieć, że onboarding może dotyczyć nie tylko nowych pracowników, lecz także osoby, które zmieniają stanowisko czy stażystów. Wówczas są one nieco modyfikowane, uwzględniając potrzeby  i oczekiwania tej grupy pracowników. Szczególnym rodzajem projektu wdrożeniowego jest też onboarding nowego członka zarządu czy prezesa. Te kluczowe dla funkcjonowania firmy osoby też potrzebują, by w pierwszych miesiącach ktoś towarzyszył im w poznawaniu specyfiki danej firmy, a przy ustalaniu nowych reguł, zapobiegł wyważaniu otwartych drzwi. –podkreśla Arkadiusz Siechowicz.

Informacje o badaniach:

Badanie zostało przeprowadzone wśród specjalistów HR, wybranych spośród członków stowarzyszenia Society for Human Resource Management (SHRM). W badaniu wzięło udział 482 osoby na przełomie listopada i grudnia 2010 r. Więcej informacji na stronie: http://www.shrm.org/Research/SurveyFindings/Articles/Pages/OnboardingPractices.aspx

Badanie „Wyzwania HR w 2013 roku” Pracuj.pl i Interaktywny Instytut Badań Rynkowych, lipiec 2012, N= 398. Osoby zatrudnione w działach HR lub odpowiedzialne za działania z obszaru rekrutacji i HR.

Więcej na Pracuj.pl