Każde spotkanie 1:1 z pracownikiem, niezależnie od tego, czy jest to rozmowa oceniająca, dyskusja o podwyżce czy analiza potrzeb rozwojowych pracownika, wymaga przygotowania agendy, która znacznie usprawni i ułatwi całe spotkanie.

Agenda spotkania z pracownikiem:

  • Pozwala trzymać się konkretnych punktów spotkania i nie wdawać w niepotrzebne dyskusje, dygresje czy przeskakiwanie z tematu na temat
  • Pozwala przygotować się do spotkania pracownikowi
  • Redukuje stres przed spotkaniem (który często wynika z niewiedzy na temat tego, czego od pracownika chce przełożony)
  • Po spotkaniu daje wytyczne do przygotowania i podzielenia się z notatkami
  • Pozwala nie zapomnieć o ważnym temacie
  • Zarchiwizowana, pomaga odnieść się do poruszanych tematów w przyszłości (łatwo można odnaleźć temat poprzednich rozmów lub to, czy dany wątek był już poruszany).

Elementy agendy:

Feedback po poprzednim spotkaniu (jeśli jest konieczny)

Dobrze na początku spotkania odnieść się do tego, co było omawiane poprzednio. Feedback może obejmować ocenę efektów decyzji podjętych przy poprzednim spotkaniu lub podsumowanie zmian, które pojawiły się od ostatniego spotkania

Aktualne tematy / problemy

Podzielone na pojedyncze, cząstkowe tematy – w ten sposób łatwiej nimi zarządzać i mniejsze jest ryzyko tego, że wpadniemy w dygresję. W agendzie koniecznie trzeba zaplanować czas na to, by również pracownik podzielił się swoimi uwagami i spostrzeżeniami. W klasycznych rozmowach podsumowujących / oceniających skupiamy się przede wszystkim na pracowniku i tym, co on ma do powiedzenia.

Dyskusja / analiza sytuacji

Co do zasady, spotkanie może przebiegać na dwa sposoby – sygnalizujemy wszystkie tematy, a następnie po kolei je analizujemy lub zabieramy się do tematów pojedynczo. Metoda pierwsza sprawdzi się wtedy, kiedy tematów jest mało (2-3), a druga przy większej ilości. Obszary, które nie zdążą zostać poruszone, można przenieść na kolejne spotkanie.

Analiza problemu powinna zawierać czas na robienie notatek. Można wprowadzać je bezpośrednio do systemu albo notować odręcznie i dopiero po zakończeniu spotkania wprowadzić w wersji elektronicznej.

Plan działań i podsumowanie

Notatki na temat spotkania uzupełniamy o konkrety dotyczące dalszych planów, wyboru metody rozwiązania problemu, wskazówek dla pracownika. Te notatki warto pracownikowi udostępnić. Będą również służyły do zbudowania bazy do kolejnego spotkania.

 

fot.:Designed by Freepik

*Artykuł po raz pierwszy opublikowano w marcu 2018 r. na blogu tomHRM.

tomHRM to system do zarządzania miękkimi procesami HR, zawierający Moduł Ocen Oceniających (1:1 Meeting), który umożliwia łatwe tworzenie agendy spotkania.