W japońskich mediach coraz częściej mówi się o zjawisku „smell harassment” (ang. nękanie zapachem, jap. sumehara), które w miejscu pracy może przyjąć różnorodną formę. Problematycznym zapachem może być nieświeży oddech współpracownika, zapach ciała, perfum, a nawet… płynu do zmiękczania tkanin, którego używa sąsiad z biurka naprzeciwko.

Problem „zapachu osobistego” okazał się na tyle istotnym elementem etykiety biurowej, że stosowanie antyperspirantów czy poranny prysznic, uznano za niewystarczające. Istnieją firmy organizujące seminaria dla pracowników poruszające kwestię problematycznych woni i temu jak im zapobiegać, aby nie narazić się na ostracyzm współpracowników.  I choć takie działania mogą wydawać się przesadą, nie ulega wątpliwości, że dbałość o przyjemne zapachy w biurach nie wymaga wiele pracy, a potrafi zaskarbić to, co powinno być bezcenne dla właściciela firmy – komfort pracowników.

Polskie biura – czy dbają o zapachy? 

Choć kwestia zapachu w miejscu pracy wydawać się może błaha, to bywa istotnym problemem dla pracowników. Niestety, wiele firm zapomina o kwestii, jaką jest czyste i świeże powietrze w biurze. Efekt? Gorsza jakość pracy i skargi do działu HR.

Zapach w biurze ma znaczenie

Standardem jest, że pracodawca powinien zapewnić pracownikom odpowiednie warunki w pomieszczeniach pracy – odnosi się to zarówno do bezpieczeństwa, jak i higieny. I choć większość firm stara się dbać o czystość w biurze wynajmując profesjonalne firmy sprzątające, to jest jeszcze jedna kwestia, która wpływa na komfort pracy, ale jest często pomijana przez właścicieli biur – mowa o zapachu.

Nie chodzi bynajmniej o zbyt „wrażliwy” zmysł powonienia czy fanaberie pracowników. Środowisko pracy powinno być przyjazne i respektujące ich potrzeby, również w tej materii. Dla niektórych nieprzyjemne wonie mogą być równie kłopotliwe jak brud czy zanieczyszczenia, szczególnie jeśli praca odbywa się w warunkach open space, gdzie problematyczny zapach może irytować i drażnić kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt osób. Efektem będzie dyskomfort pracowników, co przełoży się na ich wydajność i motywację.

Co może być źródłem nieprzyjemnego zapachu? Brudne, niedezynfekowane toalety, dym papierosowy, żywność o intensywnym aromacie pozostawiona na biurkach, gnijąca w lodówce lub koszu na śmieci – przykre wonie szybko mogą wymknąć się spod kontroli i obniżyć morale pracowników. Problematyczne są trujące lotne związki organiczne, czyli pozostałości po materiałach wykończeniowych np. farby, lakiery czy opary pochodzące z klejów. Winne zatęchłego powietrza mogą być również zaniedbane biurowe klimatyzatory, a nawet warunki atmosferyczne. Gdy na zewnątrz termometry przekraczają 30 st. C., a klimatyzacji brak, zapach potu unoszący się w biurowych przestrzeniach skutecznie hamuje entuzjazm kadry pracowniczej. Firmy dbając o wysokie standardy powinny działać kompleksowo, również w zakresie odświeżania powietrza i neutralizacji problematycznych woni.

Dlatego coraz więcej prezesów czy menadżerów, szczególnie dużych korporacji, kwestię nieprzyjemnego zapachu w miejscu pracy traktuje poważnie. Szczególnie, gdy działy HR zgłaszają potencjalne skargi ze strony zespołu. Jakie rozwiązania mogą wprowadzić firmy, by uniknąć problemu i stworzyć komfortowe warunki dla pracowników?

Nie tylko maskuj, również przeciwdziałaj

Niezależnie, czy mamy do czynienia z małym biurem czy dużą korporacją, pierwsze wrażenie czystości daje zapach. Najłatwiej o niego dbać, utrzymując czystość w biurach i wietrząc pomieszczenia, co pozwoli zdusić nieprzyjemną woń w zarodku – dotyczy to przede wszystkim newralgicznych punktów jak toalety publiczne w biurowcach, palarnie czy aneksy kuchenne. Powszechnie stosowanym rozwiązaniem jest również używanie na bieżąco odświeżaczy powietrza.

- Ważne by były one skoncentrowane i zawierały uniwersalne, delikatne kompozycje zapachowe. Aby pozbyć się wyjątkowo uporczywych woni np. zapachów kuchennych i sanitarnych, dymu tytoniowego, spalin samochodowych przedostających się przez okna, potu czy zgnilizny, możemy użyć preparatów do neutralizacji zapachów. Najlepiej wybierać te z aktywnymi nanocząsteczkami, które usuwają przykre zapachy pochodzenia organicznego przez ich katalityczne utlenianie, dzięki czemu efekt świeżości jest trwały. Preparaty tego typu nie tylko maskują przykrą woń, ale również całkowicie ją neutralizują. Rozpylając je, pamiętajmy o mniej oczywistych miejscach, np. w zakamarkach, narożach pomieszczeń, przy podłodze, w pomieszczeniach sanitarnych będzie to obszar za muszlą czy pisuarem – mówi Agata Froń, ekspert ds. czystości Clinex.

Niektóre firmy, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji, wprowadzają nawet specjalną politykę zapachową. Mogą to być odpowiednie zapisy w regulaminie wewnętrznym firmy, które będą przeciwdziałać powstawaniu brzydkich woni.

Normą jest niezbyt przyjemny aromat wczorajszej kanapki z tuńczykiem lub sałatki z sosem czosnkowym? Aby uniknąć specyficznych zapachów żywności w biurze, zachęcajmy pracowników do jedzenia lunchu na stołówce (jeśli taka funkcjonuje) – nie przy biurku. Dbajmy też o to, aby pracownicza lodówka oraz zlew przy aneksie kuchennym czyszczone były co najmniej raz w tygodniu.

Firmy zapominają o alergikach

Nie zawsze zapach w miejscu pracy to kwestia komfortu pracownika, czasami również zdrowia. Zdarza się bowiem, że pracownik jest alergikiem czy choruje na astmę i takie potrzeby również powinniśmy uwzględnić. Zagrożeniem wówczas będą zaniedbane filtry klimatyzacji, w których gromadzą się roztocza, brud, pleśnie czy grzyby. Ulatniająca się z klimatyzatora nieprzyjemna woń może wyzwolić reakcję alergiczną i objawy pod postacią np. kaszlu, kataru, zaczerwienia oczu czy świądu skóry. W takiej sytuacji zapewnienie optymalnego stanu czystości powietrza to już obowiązek, a nie dobra wola pracodawcy.

Również silne substancje zapachowe unoszące się w biurze, np. intensywna woń perfum czy wody kolońskiej, mogą u niektórych osób wywołać symptomy takie jak kichanie, bóle czy zawroty głowy. Brzmi absurdalnie? A jednak. Według statystyk nadwrażliwość na zapachy może wykazywać aż 1/3 światowej populacji. Co więcej, niech do wyobraźni przemówi fakt, że w 2005 r. jedna z didżejek z Michigan otrzymała 10,6 miliona dolarów odszkodowania po tym, jak sąd stwierdził, że jej pracodawca zignorował informację o alergii na perfumy narażając na szwank jej zdrowie.

- Biura powinny uwzględnić potrzeby alergików i zaopatrzyć się w specjalne środki do czyszczenia klimatyzacji lub korzystać z usług firm zajmujących się konserwacją urządzeń wentylacyjnych. Z kolei stosując odświeżacze czy neutralizatory powietrza, zdecydujmy się na zakup tych pozbawionych alergenów. W takich produktach kompozycja zapachowa jest dobrana tak, by skutecznie odświeżała powietrze, a jednocześnie była bezpieczna w użytkowaniu – doradza specjalista Clinex.