Zmienia się sposób w jaki pracujemy i w jaki mierzymy efektywność naszych działań. Coraz więcej organizacji zdaje sobie sprawę, że osiem godzin spędzonych przy firmowym biurku nie zawsze przekłada się na produktywność i optymalne rezultaty. Dlatego organizacje na całym świecie szukają alternatywnych rozwiązań i skłaniają się w stronę smart workingu. To podejście, które zakłada koncentrację na efektach. Taki model pracy przynosi obopólne korzyści. Dla pracodawców oznacza większą efektywność, a pracownikom ułatwia utrzymanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. A jak sytuacja wygląda w Polsce? Właśnie rusza projekt badawczy Mikomax Smart Office i ABSL diagnozujący gotowość polskich centrów usług dla biznesu do wprowadzenia smart workingu. Jego celem jest nie tylko ocena bieżącej sytuacji. To także zainicjowanie wymiany doświadczeń i stworzenie praktycznego przewodnika dla przedsiębiorców, którzy chcieliby wprowadzić zmiany w swojej organizacji, ale potrzebują wsparcia merytorycznego.

Projekt Smart Working Guidebook for modern service centers in Poland pozwoli na analizę tego, w jakim stopniu centra usług działające w Polsce mogą wdrażać rozwiązania z zakresu smart workingu. W rezultacie zostaną opracowane dobre praktyki i zestaw użytecznych wskazówek dla firm, które chciałyby w Polsce pójść w tym kierunku. Terminem smart working określa się model zarządzania zespołem, w którym nacisk położony jest na efekty, a nie fizyczną obecność przy biurku i ilość przepracowanych godzin. Korzyści płynące z takiego rozwiązania to zwiększenie innowacyjności, produktywności i poziomu satysfakcji pracowników. Czynnikiem, który skłania organizacje do wprowadzenia bardziej elastycznej organizacji pracy są badania, pokazujące, że długie godziny pracy  nie sprzyjają wydajności i kreatywności, a wręcz przeciwnie – hamują je. Zmieniają się też oczekiwania pracowników, zwłaszcza tych z pokolenia Y, dla których zachowanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym a pracą jest priorytetem. Międzynarodowe badanie The 2016 Deloitte Millennial Survey pokazuje, że elastyczność miejsca pracy jest dla tej grupy wiekowej podstawowym atutem firmy.

- Zapotrzebowanie na wprowadzenie nowego modelu pracy w organizacji wynika też m.in. ze zmian technologicznych, które sprawiają, że wiele obowiązków może być wykonywanych poza biurkiem.
Ale smart working to także metody zarządzania zespołem wyzwalające kreatywność współpracowników, odblokowanie zasobów energii i uwolnienie potencjału. To również odpowiednia kultura organizacyjna firmy, która daje osobom zatrudnionym wolność wyboru. I wreszcie to filozofia prowadzenia biznesu, co najważniejsze, mierzalna. Dzięki temu możemy pracować w przestrzeni zaaranżowanej tak, by odpowiadała naszym potrzebom. To nie tylko biuro, a miejsce do przebywania i życia na co dzień, w myśl idei, że praca powinna adaptować się do życia pracownika, nie odwrotnie
- komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu oraz Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Wielu menedżerów nadal utożsamia zaangażowanych pracowników z tymi, którzy spędzają najwięcej czasu w biurze, a efektywność często mierzona jest liczbą przepracowanych godzin. Tymczasem badania pokazują, że dłuższa praca to niekoniecznie praca bardziej efektywna – po przekroczeniu 50 godzin tygodniowo nasza produktywność drastycznie spada. – Ważne jest zatem szukanie rozwiązań, które pozwolą nam działać w sposób optymalny, np. poprzez odpowiednią aranżację przestrzeni biurowej, w której wydzielone są strefy przystosowane do wykonywania różnego rodzaju zadań. Jednak wprowadzenie elastycznego modelu pracy to nie tylko kwestia dobrej woli osób zarządzających zespołami. Zwłaszcza w dużych organizacjach potrzebne są systemowe rozwiązania regulujące np. sposób rozliczania czasu pracy czy możliwość częściowego wykonywania zadań poza biurkiem przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych firmowych – dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Inicjatywy związane ze smart workingiem są obecnie wdrażane w wielu krajach europejskich. Nie dotyczą one jedynie pojedynczych przedsiębiorstw, ale często obejmują zmiany systemu legislacyjnego, które wpływają na cały rynek pracy. W październiku 2015 roku w UK firma BSI zajmująca się tworzeniem standardów przy współpracy z Urzędem Rady Ministrów stworzyła pierwszy Kodeks Postępowania PAS 3000, aby pomóc organizacjom wdrażać zasady smart workingu. Z kolei Szwecja przeprowadziła eksperyment, w ramach którego w wybranych miejscach pracy w Goteborgu skrócono tydzień roboczy do 30 godzin.

Pierwsze tego typu badanie na polskim rynku

W projekcie badawczym Smart Working Guidebook for modern service centers in Poland wezmą udział firmy reprezentujące sektor nowoczesnych usług dla biznesu, który jest jedną z gałęzi gospodarki generującej obecnie największy wzrost zatrudnienia w Polsce. Badanie skupi się na czterech obszarach związanych ze smart workingiem:

  • technologii
  • polityce wewnętrznej firm
  • przywództwie
  • aranżacji przestrzeni biurowej

– Firmy z sektora nowoczesnych usług dla biznesu zatrudniają obecnie ponad 212 tys. specjalistów w Polsce. Do 2020 r. liczba ta wzrośnie do 300 tys. Centra usług znajdują się wśród wiodących pracodawców w naszym kraju nie tylko pod kątem skali zatrudnienia, ale także wdrażania najlepszych praktyk w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Projekt badawczy poświęcony smart workingowi jest ważnym krokiem w wyznaczaniu nowych standardów polityki HR zarówno w sektorze, jak i na polskim rynku pracy w ogóle – mówi Paweł Panczyj, Dyrektor Zarządzający ABSL.

Celem inicjatywy jest nie tylko diagnoza bieżącej sytuacji, ale także zainicjowanie dyskusji na temat najlepszych praktyk dotyczących smart workingu. Prace badawcze nad projektem są obecnie w toku. Pierwsze wnioski z ankiet wypełnionych przez uczestników projektu poznamy we wrześniu, a publikacja przewodnika dla pracodawców opartego na wnioskach płynących z badania przewidziana jest na październik.

Projekt badawczy realizowany jest przez Mikomax Smart Office we współpracy z ABSL. Partnerami projektu są Variazioni, odpowiedzialne za część badawczą, IBM, GSK, Luxoft, Transition Technologies i Wiewiórski Law Firm.

Źródło: Mikomax Smart Office