Lato w biurze – jak zadbać o pracowników?

W te wakacje prawdopodobnie znów co drugi Polak nie wyjedzie na urlop dłuższy niż 2 dni. Wiele osób spędzi lato w biurze, gdzie będzie musiało radzić sobie z wyzwaniami, które przynoszą gorące dni. Dekoncentracja, zmęczenie oraz stres związany z trudnymi warunkami pracy, to naturalne konsekwencje upałów biurze. Jednak dzięki wdrożeniu w życie porad ekspertów ten sezon może okazać się przyjemniejszy, niż ktokolwiek sądził.

Wakacje przy biurku

Polacy często rezygnują z wakacyjnych wyjazdów. Według badań przeprowadzonych przez Związek Analiz Organizatorów Turystyki, sprzedaż wyjazdów letnich w pierwszych dniach stycznia była mniejsza o ok. o 25 proc. w porównaniu z tym samym okresem roku 2012. Polacy odkładają urlopy ze względów finansowych, a także dużej ilości zobowiązań. Raport Centrum Badań Opinii Społecznej wykazał, że w 2012 r. 54 proc. badanych nie wyjeżdżało w celach wypoczynkowych, ani turystycznych nawet na 2 dni.

Polacy coraz więcej czasu spędzają w pracy. Nic więc dziwnego, że chcieliby, aby miejsce, w którym przebywają, przynajmniej 40 godz. tygodniowo było dla nich przyjazne. Szczególnie w okresie letnim, kiedy upały dokuczają w wielu pomieszczeniach biurowych.

Wygodniej znaczy efektywniej

W okresie letnim istotne jest, aby warunki panujące w biurze w szczególny sposób sprzyjały koncentracji pracowników, którzy mogą być rozproszeni piękną pogodą i oczekiwaniem na zbliżający się urlop. Okazuje się jednak, że w rzeczywistości większość Polaków nie pracuje w dogodnych warunkach. Z przeprowadzonego w maju 2013 r. Ergotestu wynika, że  52 proc. stanowisk pracy nie spełnia wymogów ergonomii.

Jednocześnie tego typu niedogodności wpływają niekorzystnie na relację pomiędzy pracownikiem, a przełożonym. Nieodpowiednio przystosowane miejsce pracy wpływają negatywnie na motywację i lojalność zatrudnionych względem przełożonego.

W wyniku niedogodności biurowych pracownicy częściej decydują się na korzystanie ze zwolnień lekarskich, co w okresie 30 dni, kosztuje pracodawcę przeciętnie ok. 3740 zł. złotych. Taką wysokość ma, według badań  przeprowadzonych w I kw. 2013 r. przez GUS, przeciętne miesięczne wynagrodzenie w Polsce[1]. Koszty z tym związane można ograniczyć stosując tylko podstawowe zasady, które polepszą warunki panujące w biurze, a jednocześnie wpłyną na większą efektywność oraz zadowolenie pracowników.

Gdy nie ma urlopu?

Konieczność pozostania w pracy w czasie lata, nie oznacza, że nie można cieszyć się jego urokami. Możliwości na ułatwienie pracownikom przetrwania tego okresu jest wiele. Coraz częściej pracodawcy podejmują aktywne działania, by zadbać o warunki panujące w biurze, zapewniają swoim kadrom zimne napoje czy świeże owoce, udostępniają pokoje relaksacyjne czy wewnętrzne ogrody.

Istnieje też wiele możliwości wykorzystania ładnej pogody do poprawienia relacji w firmie. Spotkania poza miejscem pracy, nawet te formalne, sprzyjają poprawienia się stosunków interpersonalnych w zespole pracowniczym. Podobnie jest w przypadku wyjść oraz wyjazdów integracyjnych, które mają charakter nieoficjalny. Managerowie firmy Holicon proponują swoim pracownikom takie rozwiązanie w ramach systemu motywacyjnego.

- Doceniamy istotny wpływ naszych pracowników na dobre  wyniki firmy. Mając świadomość, że wakacje to trudny okres dla specjalistów pracujących w biurze, staramy się organizować pracownikom spotkania integracyjne, dodatkowe możliwości doskonalenia czy też ciekawe konkursy wewnątrzfirmowe - opowiada Joanna Borowicz, Dyrektor Departamentu Zasobów Ludzkich i Komunikacji w Holicon.

Ponieważ sporą część naszych pracowników stanowią ludzie do 25 roku życia, największym powodzeniem cieszą się integracyjne imprezy plenerowe. Takie jak np. ubiegłoroczna majówka, podczas której pracownicy mogli w niezobowiązującej atmosferze wziąć udział w ciekawych grach, porozmawiać. Co roku staramy się organizować coś nowego: były już rozgrywki piłkarskie, kino letnie, a także ciekawe wyjścia – „niespodzianki” dla najlepszych konsultantów. Od dłuższego czasu działa u nas także strefa relaksu, czyli  chillout room, w którym znalazły się wygodne kanapy, prasa i konsole do gry. Ponadto na bieżąco organizujemy inicjatywy bezpośrednio związane z wakacyjnym wypoczynkiem, np. wakacyjny konkurs fotograficzny.

Lato bez urlopu dla nikogo nie brzmi optymistycznie. Jednak, jak się okazuje, istnieje wiele możliwości, które mogą polepszyć jakość pracy i wydajność osób zatrudnionych. Odpowiednie zastosowanie prostych zasad może sprawić, że codzienna biurowa rzeczywistość okaże się dużo bardziej przyjazna, niż się wydaje. Tym bardzie, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się inwestować w poprawę warunków pracy zatrudnianych przez siebie osób, obserwując wzrost ich efektywności i zaangażowania.

Dobra organizacja to podstawa

Można zacząć od odpowiedniej organizacji stanowisk pracy. Podstawowe rzeczy, jak zadbanie o prawidłowe rozmieszczenie biurek, przy zachowaniu odpowiedniej odległości między nimi, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a już może wpływać na jakość wykonywania swoich obowiązków.

Warto zwrócić również uwagę, czy pracownik ma odpowiednią ilość miejsca na biurku, zarówno na komputer, jaki i potrzebne mu dokumenty. Inną istotną kwestią jest odpowiednie umieszczenie komputera, tak aby znajdował się w odpowiedniej odległości. Wymagana odległość oczu pracownika od ekranu monitora powinna mieścić się w zakresie 400-750 mm, a konstrukcja stołu powinna umożliwiać dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym regulację wysokości ustawienia monitora i klawiatury[2]. Takie podstawowe zabiegi związane z reorganizacją powierzchni biurowej nie wymagają dużych nakładów, a jednocześnie diametralnie zwiększają komfort pracy.

Na rynku pojawia się coraz więcej budynków, w których praca jest wygodna i przyjemna. Doskonałe warunki pracy oferują tzw. zielone biurowce, czyli takie, które są tworzone według zasad zrównoważonego budownictwa. Sprzyjają one nie tylko środowisku, ale także wygodzie i zdrowiu pracowników, a także wpływają na zwiększenie wydajności pracy i oszczędnościom. Dla przykładu proponuje  się zrównoważone rozwiązania, takie jak m.in. zwiększenie ilości świeżego powietrza, klimatyzowane i nawilżane pomieszczenia, bieżącą kontrolę temperatury oraz freecooling, czyli wykorzystanie chłodu zawartego w powietrzu zewnętrznym do chłodzenia powierzchni biurowej.

Zadbaj też o sprzęty biurowe

Żeby zaoszczędzić trudu pracownikom, którzy na co dzień zmagają się upalną pogodą, warto również pomyśleć o ochronie codziennie eksploatowanego sprzętu elektronicznego. Podobnie jak w przypadku ludzi, sprzętom biurowym również nie sprzyja letnia pogoda. Jednak wystarczy zastosować kilka prostych zasad, które ułatwią funkcjonowanie urządzeń. Po pierwsze,  tak jak i dla ludzi, bardzo ważna jest dla nich sprawna wentylacja.

- Gdy planuje się rozlokowanie drukarek w biurze, należy wziąć pod uwagę rozmieszczenie ich otworów wentylacyjnych – mówi Arkadiusz Chłopik, Office Marketing Manager, Xerox Polska. Nie można ich blokować, stawiając urządzenie zbyt blisko ściany.

Co więcej, drukarek nie można stawiać w miejscu, gdzie są przeciągi i duże zmiany temperatury, np. na parapecie, gdzie świeci słońce. Dzięki temu można uniknąć problemów ze złą jakością wydruku i zacinającym się od pyłów sprzętem. Nie bez znaczenia jest też oczywiście jakość materiałów eksploatacyjnych, na jakich pracują urządzenia. Oryginalne tusze i papier gwarantują użytkownikom, że sprzęt biurowy będzie pracował wydajniej i sprawiał mniej problemów.

Wielu problemów można by uniknąć wyposażając biuro w proste i relatywnie tanie akcesoria biurowe oraz urządzenia komputerowe. Istotnym elementem, szczególnie dla zdrowia pracowników jest używanie filtrów antypyłkowych do drukarek oraz kserokopiarek.

Nie tylko upały potrafią być zabójcze dla urządzeń elektrycznych i elektronicznych. Po letnich burzach laboratoria zajmujące się odzyskiwaniem danych odnotowały znaczny wzrost liczby klientów. Warto więc zabezpieczyć sprzęt biurowy przed skutkiem tego rodzaju zjawisk pogodowych. Należy pamiętać o odłączaniu urządzeń od prądu przed wyjściem z biura. Pozwoli to pracownikom uniknąć nie tylko przestojów w pracy z powodu uszkodzonego sprzętu, ale i utraty ważnych danych.