W tworzeniu zespołu wyróżniamy cztery fazy – od rozpoczęcia współpracy aż po zespół z jasno sprecyzowanymi zadaniami. Jak zbudować dobry i efektywny zespół?
Autorem artykułu jest Łukasz Janiec – trener i konsultant Altkom Akademii prowadzący szkolenia z zakresu umiejętności osobistych i kompetencji społecznych
Faza pierwsza
Na tym etapie ludzie z różnymi oczekiwaniami, potrzebami i doświadczeniami rozpoczynają wspólną pracę. Dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji) oraz dojrzałość psychologiczna (w zakresie utrzymywania relacji z ludźmi) są niewielkie. Ponieważ uczestnicy nie znają się między sobą, wymagają od osoby kierującej dookreślania struktur, ról, wzajemnych zależności, jak również norm bowiązujących w grupie. Grupa wymaga też zarówno jasnego określenia celów swojej działalności, jak i klarownego podawania zadań.
Na tym etapie ujawnia się duże zapotrzebowanie na informacje zwrotne na temat sposobu wykonywania zadań przez każdego z uczestników. Ponieważ dojrzałość w zakresie kompetencji jest jeszcze niewielka, każdy z uczestników potrzebuje przede wszystkim informacji na temat swojego funkcjonowania – co robi dobrze, co źle i co może robić, by lepiej wykonywać swoje zadania. Ważne by informacje były jak najbardziej szczegółowe, a zespół na każdym etapie zadania dokładnie kontrolowany. Stąd niebywale ważna na tym etapie jest rola lidera, który kontroluje, dostarcza informacji zwrotnych oraz stanowi ogniwo spajające członków grupy.
Faza druga
Na tym etapie dojrzałość funkcjonalna członków grupy jest znacznie większa, niż w poprzednim etapie. Większość członków grupy posiada już spore doświadczenie w zakresie wykonywanej przez siebie pracy. W związku z tym nie wymagają już tak dokładnego instruowania w zakresie konkretnych zadań, potrafią też sami ocenić jakość wykonanej przez siebie pracy. Nie wymagają też aż tak dużej kontroli – można zatem ograniczyć się do konsultacji na temat sposobu wykonania poszczególnych zadań i powierzyć im odpowiedzialność za ich wykonanie.
Jeżeli grupa ma nadal się rozwijać, należy stawiać przed nią zadania skonsultowane tak, by w toku ich wykonywania uczestnicy byli nawzajem od siebie zależni. Dzięki temu rozwija się proces wzajemnej współpracy, rozwija się też struktura komunikacyjna. Zadaniem lidera na tym etapie jest inicjowanie jak największej ilości bezpośrednich kontaktów między członkami grupy.
Faza trzecia
Na tym etapie grupa osiągnęła już dojrzałość funkcjonalną, dojrzewa teraz głównie w obszarze kontaktów międzyludzkich.
Większość członków grupy stanowią samodzielni specjaliści. W związku z tym nie wymagają już oni instruktażu, i w zasadzie mogą wykonywać większość zadań sami. Następuje zatem kolejne przesunięcie w zakresie odpowiedzialności za wykonywane zadania – członkowie grupy sami odpowiadają za swoją pracę.
Grupa gwałtownie dojrzewa również w obszarze kontaktów interpersonalnych, co oznacza znaczny wzrost ilości konfliktów między członkami grupy (przy czym konflikty te nie dotyczą wizji, celów czy norm, dotyczą kontaktów międzyludzkich). W grupie ujawnia się tendencja do ujawniania i podejmowania konfliktów, pojawia się też zapotrzebowanie na skuteczne sposoby ich rozwiązywania.
W związku z tym głównym zadaniem lidera na tym etapie jest koncentracja na sprawach interpersonalnych i pomoc w wypracowaniu sposobów rozwiązywania konfliktów. Na tym etapie jest on dla większości członków grupy partnerem, posiadającym jedynie nieco więcej władzy niż pozostali jej uczestnicy.
Faza czwarta
Na tym etapie mamy do czynienia z dojrzałym zespołem. Charakteryzują go następujące cechy:
• jasno sprecyzowane cele i zadania, zarówno dla jednostek jak i całej grupy lub instytucji (znane, rozumiane i podzielane przez cały zespół),
• sprawny przepływ informacji pomiędzy liderem i grupą (zadawanie pytań, słuchanie, wspólne wyciąganie wniosków) – komunikowanie się,
• sprawny przepływ informacji pomiędzy współpracownikami – członkami grupy,
• możliwość brania i dawania wsparcia o charakterze społeczno-emocjonalnym,
• istnienie i akceptacja dla wspólnych wartości (norm, celów, oczekiwań, potrzeb) przez wszystkich członków grupy,
• relacje grupowe nie utrudniają koncentracji na zadaniach – tworzą klimat twórczej współpracy, sprawny podział ról i funkcji w ramach przydzielonych zadań (uzgadnianie indywidualnych sugestii czy pomysłów w ramach realizacji określonego zadania),
• umiejętności wykorzystywania i uwzględniania indywidualnych cech i predyspozycji w dzieleniu się zadaniami – mające na celu jak najlepsze wykorzystywanie wszystkich posiadanych przez członków grupy umiejętności (rozpoznawanie przez grupę indywidualnych uzdolnień, umiejętności i mocnych stron poszczególnych jej członków),
• wymiany poglądów i współpracy (grupa nie popada w skrajność – z jednej strony brak tendencji do przekształcania się w grupę towarzyską, z drugiej strony nadmierna sztywność i wzajemne animozje nie zakłócają pracy).
Zadaniem lidera na tym etapie jest obserwowanie grupy (czy i jak sobie radzi z powierzanymi jej zadaniami). Ważne jest jednak, by powstrzymywał się od nieuzasadnionych ingerencji i pozwalał członkom grupy na swobodne działanie.
Zasady dobrej komunikacji z zespołem
- Informuj ludzi o zmianach
- Wprowadzaj procedury i proste kryteria, gdy jakieś czynności są niejasne
- Pytaj zespół o zdanie
- Słuchaj pomysłów swoich podwładnych
- Bądź “dostępnym szefem” – wyznacz czas, kiedy inni współpracownicy mogą przyjść do ciebie z problemami
- Rozmawiaj ze swoimi pracownikami, staraj się ich lepiej poznać
- Organizuj spotkania zespołowe, podczas których będziesz przekazywać informacje o planach i zmianach
- Krytykuj tylko w sposób konstruktywny
- Wykorzystuj więcej niż jeden kanał komunikacji do przekazywania informacji
- Chwal, chwal i jeszcze raz chwal za dobrze wykonana pracę
- Przekazuj informacje zwrotne o efektach pracy indywidualnej i zespołowej
- Komunikuj się wprost, nie stosuj aluzji
- Wyjaśniaj nieporozumienia, bądź gotów rozwiązywać konflikty
Role grupowe
Role te oddają wiodące potrzeby i mechanizmy ich zaspokajania determinujące zachowanie uczestników i dlatego ich rozumienie może okazać się dla prowadzącego stosunkowo ważne. Określenie modelowych ról porządkuje widzenie grupy i dostarcza łatwej w użyciu (choć uproszczonej) terminologii.
Każda rola da się praktycznie wykorzystać, każda może mieć dla grupy konstruktywne znaczenie pod warunkiem, że osoba odgrywająca daną rolę jest w niej akceptowana (i przez grupę i przez siebie) oraz że chce być w grupie, akceptuje jej cele i zasady.
Może to mieć znaczenie dla uczestników, którzy odgrywają w grupach role destruktywne.
Modelowe postaci rzadko występują w realnych grupach, ale przecież i takie określenie czyjejś roli („50% błazna + 35 % buntownika, reszta to mediator z niewielką domieszką eksperta”) również może okazać się użyteczne.
Konflikty i sposoby ich rozwiązywania
Każdy z nas, żyjąc w społeczeństwie, uwikłany jest w różnego rodzaju stosunki z innymi ludźmi. Rodzina, studenci, pracownicy przedsiębiorstwa, obywatele państwa muszą współdziałać, a przynajmniej współistnieć, aby realizować swoje oczekiwania i plany. Biorąc jednak pod uwagę naszą odmienność należy powiązać współistnienie z konfliktem, sytuacją, gdy jednoczesna realizacja interesów zaangażowanych stron wydaje się niemożliwa.
Konflikt można definiować jako proces, w którym jedna ze stron podejmuje świadome wysiłki zmierzające do udaremnienia dążeń drugiej strony poprzez blokowanie osiągnięcia przez nią celów lub blokowanie działań w jej interesie.
Łukasz Janiec
Altkom Akademia
