Co tygodniowe zebrania firmowe, najczęściej w poniedziałki o 10:00, są zmorą dla wielu pracowników. Bywa, iż przeciągają się one do kilku godzin. Większość pracowników twierdzi, że takie spotkania nie wnoszą nic nowego do ich pracy, są marnotrawstwem cennego czasu, który można przeznaczyć na realizację kluczowych zadań.

Absolutnie nie jestem przeciwniczką zebrań. Jestem przekonana, iż są one bardzo potrzebne, bez nich nie byłaby możliwa sprawna komunikacja w firmie. Na zebraniach pracownicy mają możliwość – a przynajmniej z założenia mieć powinni – zaprezentowania własnych pomysłów czy doświadczeń zawodowych.

Warto jednak zastanowić się czy naprawdę są one potrzebne co tydzień? Zdarza się, że zebrania stanowią część kultury organizacyjnej firmy. Często ich rola sprowadza się również do celów integracyjnych, zwłaszcza w tych firmach, gdzie praca świadczona jest fizycznie poza siedzibą firmy. Oprócz swoich integracyjnych zalet, mają również i wady, które w efekcie prowadzą do dezintegracji i demotywacji pracowników.

Dlatego przed każdym zebraniem zastanówmy się, czy jego zwoływanie jest naprawdę konieczne. A może warto rozważyć wykorzystanie innych kanałów komunikacji. E-maile wysyłane większej grupie osób, telekonferencje oraz indywidualne spotkania – to jedynie kilka możliwości, które często mogą zastąpić zebranie.

Jeśli już zapada decyzja o zorganizowaniu spotkania, warto poświęcić czas, aby dokładnie je przygotować. Kiedy nie istnieje szczegółowy harmonogram spotkania, większa część czasu poświęcana jest dyskusji na tematy przypadkowe. Trzeba mieć także na uwadze, że im więcej ludzi obecnych na spotkaniu, tym mniejsza szansa aktywnego udziału jego uczestników.

Jednak nawet doskonale przygotowana agenda nie stanowi ochrony przed kłopotami – niektórzy ludzie mają tendencję do przedłużania w nieskończoność zebrania, swoimi długimi wypowiedziami. Dlatego ważne jest, aby co najmniej jedna osoba kontrolowała przebieg dyskusji.

Często zdarza się, iż uczestnicy po zebraniu nie wiedzą, co zostało ostatecznie uzgodnione. Dlatego bardzo ważne jest prowadzenie protokołów z zebrań z wyznaczonymi zadaniami do zrealizowania. Za każde zadanie powinna być odpowiedzialna osoba wymieniona z imienia i nazwiska wraz z datą realizacji. Kolejne zebranie należy rozpoczynać od weryfikacji tego, co zostało poprzednio zrobione. W przypadku zadań, których nie udało się zrealizować, trzeba wyznaczyć kolejne dead-line’y.

Jeszcze gorzej jest w firmach, gdzie podczas zebrania ma prawo zabrać głos wyłącznie kierownik, a szeregowemu pracownikowi wolno tylko słuchać. Poglądy pracowników są ignorowane przez przełożonych, bo przecież tylko kierownik ma odpowiednią wiedzę i prawo głosu. Szkoda, że szefowie zapominają, iż to właśnie pracownicy liniowy, np. handlowcy czy pracownicy obsługi są najbliżej klientów, znają ich potrzeby i preferencje. Niestety często nie mają możliwości, aby przekazać je swym przełożonym.

Drodzy szefowie pamiętajmy – zaproszenie pracownika do uczestnictwa w zebraniu powinno być dla niego wyróżnieniem i potwierdzeniem, że jego obecność jest dla nas ważna, a nie przykrym cotygodniowym obowiązkiem.

Autor: FPA Group