Droga do HR wspieranego przez technologie informatyczne nie zawsze jest prosta.
Ekspert od transformacji HR – Paul McLintic przedstawia 10 porad jak taką transformację przeprowadzić.

1. Bądź realistyczny w kwestii przypadku biznesowego

Istnieją różne korzyści i koszty – materialne i niematerialne – które należy wziąć pod uwagę podczas transformacji HR. Po stronie kosztów, nie pozwól sobie na niedocenienie zarządzania zmianą (wdrożeniem) podczas przejścia do elektronicznie wspieranego HR. Managerowie i pracownicy nie są dinozaurami, jednak mogą w ten sposób zostać odebrani, jeśli nie doinwestujesz odpowiednio fazy projektowania lepszej usługi, która ma dopasować się do ich potrzeb, oraz nie zaprezentujesz im korzyści dla nich jakie z tej usługi/zmiany płyną.
Po stronie korzyści, łatwo popaść w proste podejście kosztowe i liczyć jedynie oszczędności finansowe w postaci ilości osób zaangażowanych w dział HR.
Zyski mogą i przyjdą z lepszej wydajności procesu zatrudnienia, dopóki jest on objęty zarządzaniem. Podstęp tkwi we wliczeniu ich wszystkich do równania oraz śledzenia postępu dla zapewnienia ich sprawnego dostarczenia.

2. Zarządzaj programem myśląc o korzyściach

Oznacza to potrzebę tworzenia programu patrząc z perspektywy klient/produkt/korzyści, zamiast dostawca/zadania/zasoby. Na przykład, jeśli jeden z grup klientów to Twoi managerowie, i jeśli dla nich korzyścią jest lepsza zgodność z polityką firmy, wtedy jednym z potrzebnych produktów może być interfejs lub portal służący do komunikowania polityk i procesów managerom.
Jeśli dysponujesz innymi narzędziami, które pomogą uzyskać tą zgodność, należy je uwzględnić i zintegrować z projektem programu transformacji. Zarządzanie korzyściami pozwala na bieżąco obserwować główny cel programu.

3. Nie wynajduj koła od nowa

Transformacje HR nie są niczym nowym – zatem nie podchodź do tematu jakby były.
Zamiast spędzać miesiące, a nawet lata, projektując własne rozwiązanie i być może powodując tym samym rewolucję w podejściu do kwestii HR, zastanów się nad tym co inni zrobili w tej dziedzinie, sprawdź jak się to sprawdziło i wprowadź to do swojej firmy.
Budowanie rozwiązań HR nie jest nauką ścisłą, jednak tak będzie postrzegane, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Ponad wszystko, nie zaczynaj projektu z przeświadczeniem, że budujesz coś unikalnego.

4. Bądź gotowy na wyrzucenie podręcznika obecnej polityki i procedur

Może się to wydawać dość drastycznym, ale trafnie obrazuje sytuację w tym temacie. Większość polityk i procesów nie została napisana dla pokolenia Google. Ich elegancka forma literacka nie nadaje się do czytania online.
Jeśli czytasz informacje na ekranie, potrzebujesz języka bezpośredniego, zorientowanego na akcję, nie „papierowej prozy”. Czytelników online charakteryzuje pośpiech, zatem każde słowo musi przekazywać im coś właściwego i użytecznego – inaczej zrezygnują z czytania i nie wrócą.
Będzie to tym samym koniec instytucji pomocy online i spowoduje większą ilość telefonów od użytkowników zagubionych w lekturze. A to oznacza więcej kosztów dla centrum pomocy. (W rzeczywistości, nie wyrzucaj dosłownie dokumentów, przeredaguj jedynie ich formę, aby lepiej pasowała do wersji online. Zachowaj jednocześnie oryginały offline dla ewentualnego porównania).


5. Wybierz zespół, który wcześniej już coś takiego robił